技術傳播

技術傳播是一種傳達科學、工程或其他技術信息的手段。各種不同領域、具有不同職業技能的人都參與到技術傳播中。其中有些人被稱為技術傳播者或技術寫作人員。他們通過一套方法來研究、描述和呈現技術過程或產品。技術傳播者將獲得的信息放入紙質文檔、網頁、基於計算機的培訓、數字化存儲的文本、音頻、視頻、以及其他傳播媒體中。

美國技術傳播協會（Society for Technical Communication）將技術傳播定義為各種形式的傳播，它們具備以下特徵：關於技術或專門的主題；使用技術手段進行傳播；或提供如何做某事的指導說明。英國科學技術傳播者協會 (Institute of Scientific and Technical Communicators) 以更簡潔的方式將技術傳播定義為「基於事實的傳播，通常與產品和服務有關」。歐洲技術傳播協會 (European Association for Technical Communication) 將技術傳播解釋為「它是一個定義、創建和交付信息產品的過程，其目的在於安全、高效、有效地使用產品（技術系統、軟件、服務）」。 

不管技術傳播的定義是什麼，其最主要目的是創建面向特定讀者的、易獲得的信息。

技術傳播職業

技術傳播從業者通常為特定讀者量身定製信息，可能是主題專家、消費者、終端用戶等。技術傳播從業者需要相互協作來完成交付物，包括在線幫助、用戶手冊、課堂培訓指南、基於計算機的培訓、白皮書、技術規格書、工業視頻、快速指引、數據手冊、期刊文章、專利。可能涉及任何技術領域，包括軟科學和硬科學、高科技領域（計算機、軟件、和消費電子產品）。技術傳播從業者通常需要跟多個主題專家 (SME) 一起完成這些項目。

技術傳播相關的工作有：API（應用程序編程接口）寫作人員、在線學習 (E-learning) 作者、信息架構師、技術內容開發人員、技術編輯、技術文檔插畫師、技術培訓師、技術翻譯、技術寫作人員、可用性專家、用戶體驗設計師、和用戶界面設計師。

在 2015 年，歐洲技術傳播協會（European Association for Technical Communication）發布了技術傳播的職業能力框架。

技術傳播作為一個職業已經經歷了過去半個多世紀的發展。 簡單地說，技術傳播從業者進行項目的生理學研究，並將其應用到傳播過程本身。

創建內容

技術傳播是一項由專業人員完成的工作。例如，一個專業寫作人員在一家公司里編寫用戶手冊。有些公司讓其他技術專家承擔大量的技術溝通工作，例如程序員、工程師和科學家。通常，專業的技術寫作人員承擔編輯工作，以使內容符合最新的技術溝通標準。

在開始文檔寫作流程之前，技術傳播從業者需要確定目標讀者是誰以及他們對於信息的需求。技術傳播從業者對內容進行分析並確定文檔框架以指導具體的開發。當大量信息組合到一起時，技術傳播從業者需確保目標讀者能夠理解這些內容並找到他們需要的信息。這個過程稱為「寫作過程」，自 19 世紀 70 年代以來一直是寫作理論的重心，一些當代教科書作者將其應用到技術傳播中。作為一種容納和組織信息並確保準確性的方法，技術傳播對大部分職業都很重要。

技術寫作過程可分為六大步驟：

1. 確定目的和讀者
2. 收集信息
3. 組織信息和編寫大綱
4. 編寫初稿
5. 修訂和編輯
6. 發布輸出

確定目的和讀者

所有的技術傳播都服務於某個特定目的——將想法和概念傳達給讀者，或指導讀者完成特定任務。技術傳播專業人員使用多種技巧來理解讀者，並在可能的時候讓目標讀者對內容進行測試。例如，如果銀行工作人員不能正確處理存款，技術傳播者首先會檢查現有的說明材料（或者根本沒有說明材料）、與銀行工作人員面談以確認是否有概念性錯誤、與主題專家面談以學習正確的操作流程、編寫新的材料以指導工作人員按照正確的流程操作、讓銀行工作人員對新材料進行測試。

同樣地，某個銷售經理想知道兩個地點中哪個更適合作為新店的選址，他可能會讓營銷專員去了解場地並寫一份建議報告。營銷專員將報告轉給技術傳播從業者（技術編輯或技術寫作人員）。技術傳播從業者負責內容編輯、格式設置，有些時候還需為文檔增加細節內容，以使營銷專員的專業評估適合於銷售經理使用。這個過程不屬於知識傳遞的範疇，而是不同專業領域和不同使用情境間的知識融合。這是對技術傳播的基本定義。

讀者會影響傳播的多個方面，從選詞、圖形使用到風格和內容組織等。大多數情況下，為了滿足某個特定用戶的需求，技術傳播從業者必須考慮哪些特徵會使文檔有用（能夠支持某個任務）並且可用（以服務於該任務的方式使用）。非技術類讀者可能會對充滿行業術語的文檔產生誤解，甚至根本不會看這種文檔；而技術類讀者則渴望看到對其工作非常重要的詳細說明。忙碌的讀者通常沒有時間讀完整個文檔，所以內容必須易於搜索，例如通過使用標題、留白，以及引導注意力的其他提示。根據讀者的特定需求，可能還會有其他要求。

政府領域的技術傳播有其特殊性。取決於具體的政府部門（以及國家），政府單位必須符合明確的規範。信息不斷做更改，導致技術傳播內容（技術手冊、電子版本技術手冊、技術簡報等）必須做相應更新。

收集信息

技術傳播從業者必須搜集文檔所需的全部信息。他們可以通過一手資料或二手資料來搜集信息，使用從當前工作中獲得的信息或使用其他作者的信息。技術傳播從業者必須告知他們所使用的所有信息來源。出於此目的，技術傳播從業者在做筆記時通常要區分引文、轉述、和概要。

組織信息和編寫大綱

在編寫初稿之前，技術傳播從業者對想法進行組織，以使文檔內容通暢。組織好想法後，技術寫作人員通過多種方式來安排文檔的整體結構：

• 按時間順序：適用於有關線性過程的文檔，例如描述如何做某事的步驟指南；
• 物件的組成部分：適用於描述某個物體的組成部分，例如展示計算機各部件（鍵盤、顯示器，鼠標等）的圖片；
• 由簡單到複雜（或由複雜到簡單）：從簡單的概念開始，並逐漸深入到複雜概念；
• 由特殊到一般：先給出許多想法，然後將想法組織成幾個子類；
• 由一般到特殊：先給出幾個想法，然後深入探討細節。

在組織好整個文檔後，寫作人員寫出最後的大綱，確定文檔的結構。大綱能夠使寫作過程變得更加容易、為作者節約時間。

編寫初稿

在完成大綱後，寫作人員開始按照大綱的結構編寫初稿。大多數寫作人員更喜歡等初稿完成之後再做修改，以確保寫作過程不被打斷。他們通常從比較容易的部分入手，並只有在正文的初稿完成之後才會寫總結和摘要。

編寫某些文檔類型的初稿時可運用 ABC 格式（摘要、正文、總結）。摘要用於描述主題思想，使讀者知道文檔要講哪些內容。正文是文檔的主題，深入探討各個主題。最後，總結部分重申文檔的主題。ABC 格式也可用於單個段落中，段落的開頭是一個主題句，用於陳述該段落的主題思想，然後是正文部分，最後是一個總結性句子。

修訂和編輯

當初稿完成後，通過編輯和修訂來完善初稿以形成最後版本。Pfeiffer 和 Boogard 建議通過以下四個任務將初稿轉化為最後版本： 

調整和重新組織內容

在這個步驟中，寫作人員對初稿進行修訂，對需要更多關注的主題做詳細說明、對其它部分進行簡化、調整某些段落、句子、或整個主題的位置。

風格編輯

好的風格能夠使寫作變得更有趣、更有吸引力、更具可讀性。通常，寫作人員的個人寫作風格在技術寫作中表現的不明顯。最新的技術寫作風格建立在有助於清晰表達的特徵之上：標題、列表，圖形；大量留白、短句、一般現在時、簡單名詞、主動語態（雖然某些科學應用仍使用被動語態）、第二和第三人稱。

技術寫作作為一個學科，通常要求技術寫作人員使用某個風格指南。這些指南可能跟特定項目、產品、公司或品牌有關。它們確保技術寫作呈現的格式、標點符號和一般性風格規範符合讀者的期待。在美國，許多人將 Chicago Manual of Style 視為技術傳播的聖經。其他風格指南也有它們的擁護者，尤其是對於特定行業，例如 Microsoft Style Guide 對 IT 行業的公司亦是如此。

語法和標點符號編輯

此時寫作人員進行的是格式編輯，檢查文檔的語法、標點符號、常見的用詞混淆、被動語態、句子過長等錯誤。

參見

• 技術定義
• 技術文檔編輯
• 技術寫作

參考書目

• Studies of Ancient/Classical Technical Communication (Pre-500 AD?)
• Studies of Medieval Technical Communication (c. 500-1400)
• Studies of 15th- and 16th-Century Technical Communication (1400s & 1500s)
• Studies of 17th-Century Technical Communication (1600s)
• Studies of 18th-Century Technical Communication (1700s)
• Studies of 20th-Century Technical Communication (1900s)